Çıkar Çatışmaları Politikası

Bu Politika, Çıkar Çatışmasının tanımını yapmakta, böyle bir durumda çalışanların bildirim yükümlüğünün detaylarını açıklamakta ve işveren tarafından alınması gereken tedbirleri düzenlemektedir.

Eğer akrabalık, arkadaşlık ya da benzer bir ilişki/tanışıklık, bir Çalışanın kişisel çıkarlarını UEDAŞ’ın çıkarlarının önüne koyabilmesine neden olma potansiyeline sahipse ya da bu ilişkinin Çalışanın UEDAŞ’taki karar verme sürecini etkileme ihtimali varsa, bu ilişki olası bir “Çıkar Çatışması” olarak değerlendirilir. Örneğin, UEDAŞ’ın satın alma departmanında ihalelerden sorumlu olarak görev yapmakta olan bir çalışanın kardeşinin ya da yakın bir arkadaşının, UEDAŞ’a mal ya da hizmet tedarik ihalesine girmesi halinde; ilgili çalışanın içinde bulunduğu durum bir Çıkar Çatışmasıdır.

Bir Çıkar Çatışması durumu söz konusu ise bunun öncelikle ilgili Çalışan tarafından işverene bildirilmesi gerekir. UEDAŞ, kendisine bildirilen bu durumu, gerekli tedbirleri öncede alarak doğru şekilde yönetir. Bir Çıkar Çatışması durumu işverene zamanında bildirilmez ya da bildirilse dahi doğru şekilde yönetilmez ise bu durum Şirketin ve/veya Çalışanın zarar görmesine neden olabilir. Bu nedenle, gerekli tedbirlerin alınabilmesi için, her bir çalışanın – varsa – olası Çıkar Çatışması durumunu UEDAŞ’a derhal bilgilendirmesi gerekmektedir.

 

Bu Politika, şirketin yönetim kadrosunun tamamı da dahil olmak üzere, Uludağ Elektrik Dağıtım Anonim Şirketi bünyesinde görev yapmakta olan tüm çalışanlar ("Çalışan/lar") için geçerlidir.

 

UEDAŞ’ın tüm Çalışanları bu Politikaya uymakla yükümlüdür.

 

 

 

 

 

 

 

UEDAŞ:	Uludağ Elektrik Dağıtım A.Ş
Çıkar Çatışması:	Eğer akrabalık, arkadaşlık ya da diğer bir ilişki, bir Çalışanın kişisel çıkarlarını UEDAŞ’ın çıkarlarının önüne koyabilmesine neden olma potansiyeli taşıyorsa ve bu ilişkinin Çalışanın UEDAŞ’taki karar verme sürecini etkileme ihtimali varsa, bu ilişki olası bir “Çıkar Çatışması” olarak değerlendirilir.
Potansiyel Çıkar Çatışması:	Çalışanın çatışmayla sonuçlanabilecek bir durumda olduğu veya olabileceği Çıkar Çatışması durumudur.
Açıklama/Bildirim:	Çıkar Çatışmasının varlığını, niteliğini ve ilgili tüm gerçekleri Çalışanın İşveren ile paylaşması Çıkar Çatışmasının Açıklanması/Bildirilmesi anlamına gelir.
Algılanan Çıkar Çatışmaları:	Başka birinin (kamuoyu, üçüncü bir taraf, diğer çalışanlar vb.) bir çalışanın özel çıkarlarının kararlarını veya eylemlerini şimdi veya gelecekte uygunsuz bir şekilde etkileyebileceği görüşünü oluşturabileceği durumlardır.
Çalışan(lar):	Uludağ Elektrik Dağıtım Anonim Şirketi bünyesinde görev yapmakta olan, şirketin yönetim kadrosunun tamamı da dahil olmak üzere, tüm çalışan(lar) ya da iş başvurusunda bulunmuş/bulunacak tüm iş adaylardır.
Çıkar Çatışmasının Ele Alınması:	Açıklanan/Bildirilen Çıkar Çatışmasıyla ilgili riskleri en aza indirecek strateji ve uygulamaların belirlenmesi ve uygulanması sürecidir. Örneğin: Bir Çalışanın eşi UEDAŞ’ın potansiyel bir tedarikçisinde Yönetici ise İşveren, UEDAŞ’ın ticari çıkarları ve itibarına yönelik potansiyel riskleri azaltmak için Çalışanın pozisyonunu değiştirerek söz konusu tedarikçinin faaliyetleri hakkında karar veremeyeceği veya bunların sonuçlarını etkileyemeyeceği farklı bir pozisyona geçirmeye karar verebilir.
İş Paydaşları:	UEDAŞ ile iş/ticari ilişki içerisinde bulunan her türlü gerçek ya da tüzel kişiler,  UEDAŞ’ın tedarikçileri, müşterileri sair paydaşlarıdır.
Mevcut Çıkar Çatışmaları:	Çalışanın hali hazırda mevcut/karşı karşıya olduğu Çıkar Çatışması durumudur.
Politika:	Çıkar Çatışmaları Politikasıdır.
UEDAŞ: İşveren/Şirket:	Uludağ Elektrik Dağıtım Anonim Şirketi’dir.
Yakın Akraba(lar):	Çalışanın aile üyeleri (akrabalık bağı bulunan kişiler) ve yakın ilişki içinde olduğu kişilerdir.
Yeni işe alınan Çalışan(lar):	UEDAŞ’ın bir grup şirketinde ilk kez çalışan veya UEDAŞ’ın grup şirketleri arasında herhangi bir süre ara vererek iç transfer yapan kişilerdir.
Yönetici:	Çalışanın operasyonel ve/veya idari yöneticisini ifade eder.
Yakın İlişkili Kişi(ler):	Arada akrabalık ilişkisi bulunup bulunmadığına bakılmaksızın, Çalışan ile birbirini daha önceden tanıyan ve/veya sosyal hayatta iletişim halinde olan kişilerdir.

 

 

 

UEDAŞ, Çalışanların haklarına ve seçimlerine saygı duyar ve onların özel hayatlarına müdahale etmez. Ancak, Çalışanların Çıkar Çatışmalarından kaçınması, işimizin bütünlüğünü ve sürdürülebilirliğini korumanın önemli bir parçasıdır ve meslektaşlarımız ve İş Paydaşlarımız arasında güven ilişkisi oluşturur.

Bir Çıkar Çatışmasından "Kaçınmak", Çalışanların bir Çıkar Çatışmasının oluşmamasını veya oluşma potansiyeline sahip olmamasını sağlamak için kararlar alması veya eylemlerde bulunması anlamına gelir.

UEDAŞ, bir Çıkar Çatışmasından Kaçınmanın her zaman mümkün veya kolay olamayabileceğinin bilincindedir. Bir Çıkar Çatışmasından kaçınmayan veya kaçınamayan bir Çalışan bunu açıklamak/bildirmekle yükümlüdür.

Bir Çalışanın doğrudan veya dolaylı olarak kişisel fayda sağlamak amacıyla iş ilişkilerinin sonucunu etkilemeye çalışması bir sorun veya hukuki bir konu haline gelebilir. Keza bir Mevcut Çıkar Çatışmasından kaçınılmaması bazı durumlarda UEDAŞ’ın kamuoyu nezdindeki algısı ve itibarı için de risk teşkil edebilir. Bu nedenle, açıklamanın/bildirimin şeffaflığı kritik öneme sahiptir ve UEDAŞ ile Çalışanın itibarının korunmasına yardımcı olur.

Temel prensip şudur: “Çalışanların iş ile ilgili muhakemeleri ve karar verme süreçleri herhangi bir kişisel çıkardan etkilenmemelidir.” UEDAŞ, bu prensibe uygun bir çalışma ortamı sağlamayı taahhüt etmektedir. Çalışanların kişisel çıkarlarını UEDAŞ’ın çıkarlarının önüne koyduğu veya kişisel çıkarlarının UEDAŞ’taki karar verme sürecini etkilediği, etkileme potansiyelinin bulunduğu veya etkileyebileceği herhangi bir durumda Çıkar Çatışması durumu doğar. Bir Çıkar Çatışmasıyla karşı karşıya kalındığında muhakemede bulunmak, kararlar almak veya harekete geçmek, UEDAŞ için objektif bir şekilde iş yapmayı zorlaştırabilir, yasal ve itibarla ilgili ve düzenleyici sonuçlar doğurabilir. Bu Politika, Çıkar Çatışmalarının engellenmesi veya yönetimiyle ilgili prensipleri ve bu prensip ve kuralların ne şekilde uygulanacağını açıklamaktadır.

 

6.1.      Çalışanlar, bir Çıkar Çatışmasının hangi hallerde ortaya çıkabileceğini bilmelidirler.

Bir Çalışanın kişisel çıkarlarının iş yargılarını, kararlarını veya eylemlerini uygun olmayan şekilde etkilediği durumlarda Çıkar Çatışmaları ortaya çıkar. Bu durumlar aşağıda tanımlanan örnekleri, Yakın İlişkili Kişileri, akrabaları ya da arkadaşları da kapsayabilir.

Çıkar Çatışması durumlarının yaygın örnekleri şu şekildedir:

·     Kişisel işyeri ilişkileri (örn. Yakın Akraba olan bir kişiyi işe almasına aracı olmak),

·     Dış görevler (örn. UEDAŞ’ın bir rakibinin yönetim kurulunda veya bilimsel danışma kurulunda görev yapmak),

·     Dışarıda çalışma (örn. UEDAŞ’ın bir müşterisi, tedarikçisi, rakibi veya sair İş Paydaşlarında ikinci bir işe sahip olmak),

·     Kişisel mali çıkarları desteklemek (örn. UEDAŞ’ın bir tedarikçisinin hissesine sahipken UEDAŞ’ın işlerini bu tedarikçiye yönlendirebilecek bir konumda olmak)

·     Ücret, komisyon, indirim, hediye, eğlence veya hizmet almak (örn. bir UEDAŞ’ın bir iş ortağından nakit para almak)

·     Yakın İlişkili Kişilerin ya da aile üyelerinin alt yüklenicilerde işe girmesine aracı olmak,

·     UEDAŞ ile iş yapacak İş Paydaşlarının akraba ya da bir Yakın İlişkili Kişi olmasını sağlamak

Yukarıda verilen örneklerin yanı sıra, UEDAŞ ile doğrudan ilgisi olmasa dahi, kişisel ticari çıkarlar da Çıkar Çatışması olarak değerlendirilebilir. Bu kapsamda, Çalışanların UEDAŞ bünyesinde devam eden işlerini yapma becerilerini olumsuz etkileyen her türlü ticari faaliyetlerden veya çıkarlardan kaçınmaları gerekmektedir (Örneğin UEDAŞ’ın bir çalışanının başka bir şirkette yönetim kurulu üyesi olması, o çalışanın UEDAŞ bünyesinde devam eden işlerini yapma becerilerini olumsuz etkileyebilir).  

Tüm Çalışanlar Mevcut Çıkar Çatışmasına, Potansiyel Çıkar Çatışmasına veya Algılanan Çıkar Çatışmasına sahip olduklarında bunu fark etmekle ve işverene bu konuda bildirimde bulunmakla yükümlüdürler.

6.2.      Çalışanlar Çıkar Çatışmalarından kaçınmalı ve bu durumu işverene bildirmelidir.

Çalışanlar, iş sözleşmelerinin bir parçası olarak UEDAŞ’a karşı sözleşmeden doğan bir sadakat yükümlülüğüne sahiptir. Buna göre, Çalışanlar her türlü Çıkar Çatışmasından kaçınmalıdır. Ancak bu Politikanın Ek-1’inde de belirtilen bazı Çıkar Çatışmaları (bkz. Ek-1), UEDAŞ’ın itibarı veya ticari çıkarları açısından özellikli yüksek risk teşkil edebileceğinden, Çalışanlar bu türdeki Çıkar Çatışmalarından özellikle kaçınmalı ve bu durumlarla karşılaşılması halinde Ek-1’de belirtilen tedbirler uygulanmalıdır. Ek-1’de belirtilen durumlar sadece örnek olarak belirtilmiştir ve Çıkar Çatışması durumu bu örneklerle sınırlı değildir.

Bu kapsamda Çalışanlar, her türlü Potansiyel ya da Mevcut Çıkar Çatışmasını işverene Açıklamak/Bildirmekle yükümlüdür. Bu Bildirim, Çalışan bir Çıkar Çatışması olabileceğini tespit eder etmez ve mümkünse herhangi bir davranışta bulunmadan önce yapılmalıdır. Yeni işe alınan Çalışanlar, işe alım sürecinde UEDAŞ ile olan tüm Çıkar Çatışmalarını işe alım yapan kişiye ve özellikle işe alım öncesinde açıklamalıdır/bildirmelidir.

Bir Çıkar Çatışmasının bildirilmesi/açıklanması söz konusu olduğunda Çalışanlar Çıkar Çatışması Bildirim Formunu (FR.377) doldurarak imzalamalı,  taranmış bir suretini cikarcatismasi@uludagenerji.com.tr mail adresine göndermeli, aslını ise insan kaynakları departmanına teslim etmelidir.

İş dünyası değişkendir ve koşullar değiştiğinde mevcut açıklamalar artık doğru veya eksiksiz olmayabilir. Böyle bir durumda Çalışan, değişen durum nedeniyle Çıkar Çatışmasının sonradan ortaya çıkması halinde, Çıkar Çatışmasını yeniden Açıklamalı/Bildirmelidir. Herhangi bir Çıkar Çatışmasının Açıklanmaması/Bildirilmemesi, bu Politikanın ihlali olarak kabul edilecek ve bu davranış idari yaptırımlarla sonuçlanabilecektir.

6.3.      Çıkar Çatışmalarının düzgün bir şekilde ele alındığından emin olunmalıdır.

Bir Çıkar Çatışmasının ele alınması işverenin sorumluluğundadır. UEDAŞ:

·     Çalışan tarafından Açıklanan/Bildirilen bilgilere gizlilikle ve önyargısız bir şekilde muamele eder,

·     UEDAŞ’ın ticari çıkarları ve itibarına yönelik riskler de dahil olmak üzere, Çalışan tarafından açıklanan Çıkar Çatışması durumu adil bir şekilde Ele Alınır,

·     UEDAŞ’a yönelik riskleri en aza indirecek ve Çalışanın kişisel çıkarlarını mümkün olduğunca koruyacak şekilde Çıkar Çatışmasını ele almak için pragmatik bir karar verir,

·     Kararı ve gerekçesini Çalışana iletir ve Çalışanın bu kararı anladığından ve karara uyduğundan emin olmak için konuyu takip eder,

·     Çıkar Çatışması Bildirim Formunu muhafaza eder ve bir kopyasını Çalışana verir.

Genellikle Çıkar Çatışması durumlarına dair risklerin, basit ve karşılıklı olarak mutabakat içeren tedbirler uygulanarak kontrol altında tutulabilmesi ve/veya azaltılabilmesi mümkündür. Bunun için, Çalışan ile işveren arasında proaktif ve açık bir iletişim olması önemli ve gereklidir.

Bir Çıkar Çatışmasının ne şekilde değerlendirileceği ve Ele Alınacağı konusunda şüpheye düşülmesi halinde Hukuk & Uyum Departmanına danışılmalıdır.

 

Yürürlükteki mevzuatın veya bu Politikanın olası bir ihlalini öğrenen herhangi bir Çalışanın, bu şüphesini şirketin Etik İlkelerinde de düzenlendiği şekilde, Etik Hat ve benzeri yollar ile UEDAŞ’a derhal bildirmesi gerekir. Bu bildirim yapılırken, mümkün olduğunca fazla bilgi verilmesi gereklidir (örneğin ilgili taraflar, neden bir çatışma olduğunu düşündüğünüz gibi). Bu şekilde bir bildirim yapan Çalışan(lar) ya da potansiyel suiistimallere ilişkin herhangi bir soruşturma veya araştırmaya yardımcı olan Çalışanlar, bu davranışları nedeniyle herhangi bir olumsuz idari karara (işveren tarafından misilleme yapılması vb.) maruz bırakılmazlar ve iş ilişkisi anlamında korunurlar.

 

Geçici istihdam edilen çalışanlar, 3. şahıslar veya İş Paydaşları da dahil olmak üzere UEDAŞ’ın tüm çalışanlarına bu Politika üzerine eğitim verilmesinin sağlanması ve bu eğitimlerin alındığının takibi ilgili şirketin Hukuk ve Uyum Başkanlığı’nın desteği ile İnsan Kaynakları Direktörlüğü’nün sorumluluğundadır.

Bu Politikanın uygulanması ve güncellenmesi Hukuk ve Uyum Başkanlığı’nın yetki, görev ve sorumluluğundadır.

 

Bu Politikaya herhangi bir UEDAŞ Çalışanı tarafından uyulmaması halinde, iş sözleşmesinin sona ermesi de dahil, gerekli disiplin tedbirleri uygulanır.

 

Bu Politikaya, yürürlükteki mevzuata veya UEDAŞ’ın Etik İlkelerine aykırı olduğunu düşündüğünüz herhangi bir eylemin farkına varmanız durumunda rehberlik isteyebilir ve bu olayı birim amirinize veya UEDAŞ’ın yöneticilerinden herhangi birine veya özellikle UEDAŞ’ın Etik Hattına aşağıdaki kanalları kullanarak bildirebilirsiniz.

 

e-posta: uludag@etikhat.com

WEB: https://www.remedetikhat.com.tr/login

Kullanıcı adı: uludag

Şifre: uludag16

Tel: 0212 800 34 55

 

Bu bildirimler daha sonra Yönetim Kurulu ve Denetim Komitesi'ne iletilecektir. Bu konuda daha ayrıntılı bilgi için lütfen Açıkça Konuşma Politikasına göz atın.