Uludağ Elektrik Dağıtım Anonim Şirketi (“UEDAŞ”) iş süreçlerini dürüstlük, güven ve saygı değerleri çerçevesinde; adalet, fırsat eşitliği, şeffaflık, sorumluluk, sürdürülebilirlik ve hesap verilebilirlik ilkeleri ışığında yürütmektedir. Bu sebeple her türlü Suistimale karşı sıfır tolerans ilkesiyle hareket etmektedir. Bu Suistimalin Önlenmesi (Anti-Fraud) Politikasının (“Politika”) amacı, UEDAŞ’ın tüm iş faaliyetlerinde Suistimali önleme hedefini desteklemek için UEDAŞ ve bağlı kuruluşlarında uyulması gereken kural ve standartları belirlemek ve bunlara ilişkin görev ve sorumlulukları düzenlemektir. Bu Politika; UEDAŞ Etik İlkeleri ve UEDAŞ’ın Suistimalle mücadele ile ilgili diğer tüm politika, prosedür ve planlarının (“İç Mevzuat”) ayrılmaz bir parçası ve tamamlayıcısıdır.

 

·        Yönetim kadrosunun tamamı da dâhil olmak üzere, UEDAŞ bünyesinde görev yapan tüm çalışanlar ve yetkilileri,

·        Tüm iş ortakları, tedarikçiler, distribütörler, alt yükleniciler, yetkili servisler, yükleniciler, danışmanlar, temsilciler, denetçiler ile tüm bunların çalışanları ve her halükarda UEDAŞ ile bir iş ilişkisi içerisinde olan ya da olma ihtimali bulunan tüm kişi veya kuruluşları,

bu Politika ile belirtilen kural ve standartlara uymakla yükümlüdür.

 

1.    

2.    

3.    

3.1.   Genel Kavramlar

Bu Politikada geçen;

a)     Çalışan: Gerek doğrudan gerekse dolaylı olarak süreli veya süresiz istihdam olunan tüm UEDAŞ çalışanlarını,

b)     Eğitim Planı: Çalışanların ve gerektiğinde İş Ortaklarının katılmakla yükümlü olduğu eğitimlerin zaman ya da tarih bilgilerinin özetlendiği planı,

c)      İş Ortakları: UEDAŞ ve grup şirketleri ile herhangi bir iş ilişkisi içerisinde olan ya da olma ihtimali bulunan tüm iş ortakları, tedarikçiler, distribütörler, alt yükleniciler, yetkili servisler, yükleniciler, danışmanlar, temsilciler, denetçiler ile tüm bunların çalışanları,

d)     Politika: UEDAŞ Suistimalin Önlenmesi (Anti-Fraud) Politikasını,

e)     Rüşvet: Bir kamu görevlisi veya üçüncü bir kişinin görevinin ifasıyla ilgili bir işi yapması veya yapmaması için, doğrudan veya aracılar vasıtasıyla, bir kamu görevlisine, üçüncü kişiye veya gösterecekleri bir başka kişiye menfaat sağlanmasını veya teklif etmesini,

f)      Suistimal Kayıt Sistemi: İhbar edilen ya da re’sen tespit edilen Suistimallerin ve Suistimal şüphelerinin - hakkında bir soruşturma açılmamış olanlar dahil - kaydedildiği sistemi,

g)     Suistimal Müdahale Planı: İhbar edilen ya da re’sen fark edilen Suistimal ve Suistimal şüphelerine karşı gerçekleştirilecek eylemlerin, raporlama mekanizmalarının, ilgili birimlerinin görev ve sorumluluklarının, gerekli değerlendirmelerin, tedbir kararlarının; soruşturma süreçlerinin, araçlarının ve prensiplerinin düzenlendiği müdahale planını,

h)     Suistimal Risk Değerlendirmesi: Tüm önemli Suistimal risk senaryolarının önemi ve gerçekleşme ihtimaliyle birlikte analiz edilerek değerlendirilmesini,

i)       Suistimal Risk Haritası: Suistimal Risk Değerlendirmesi yapılan risk senaryolarının mevcut kontrol mekanizmaları ve verimlilikleri ile planlanan müdahalelerle birlikte öncelik sırasıyla belirtildiği ve risklerin analizini raporlamaya yarayan kayıt sistemini,

j)       Şirket: UEDAŞ’ı,

k)     Yolsuzluk: Kişinin çalıştığı kurum veya pozisyon fark etmeksizin, kendisine verilen yetkinin kişisel veya ticari çıkar sağlamak amacıyla doğrudan veya dolaylı olarak kötüye kullanılması durumunu,

l)       Yönetici: Çalışanın operasyonel veya idari yöneticisini,

ifade eder.

 

3.2.   Suistimal

Suistimal; rüşvet, yolsuzluk, hile, zimmet, irtikâp, hırsızlık, dolandırıcılık, sahtecilik, görevi kötüye kullanma ve diğer tüm yasadışı faaliyetler, usulsüzlükler ile UEDAŞ Etik İlkelerine ve buna bağlı politika ve prosedürlere aykırılık teşkil eden bütün fiilleri ifade eder.

Suistimale örnek olarak – bunlarla sınırlı olmamak üzere – aşağıdakiler gösterilebilir:

·        Şirkete ait varlıkların zimmete geçirilmesi veya nakit dâhil varlıkların kasıtlı olarak yok edilmesi veya kaybedilmesi,

·        Şirkete ait varlıkların usulsüz veya şahsi kullanımı,

·        Kamu kurumu ve yetkili kuruluşların denetiminden kaçmaya yönelik usulsüz işlemler,

·        Muhasebe kalemlerine veya Şirket harcamalarına ilişkin kayıtların değiştirilmesi veya yok edilmesi.

·        Şirkete ait bilgilerden yararlanarak haksız menfaat sağlanması,

·        Çıkar çatışmalarının bildirilmemesi.

 

UEDAŞ; rüşvet, yolsuzluk, dolandırıcılık gibi Suistimallerin topluma ve Şirkete zarar verebileceğinin farkındadır. Bu sebeple şeffaflık, sorumluluk, sürdürülebilirlik ve hesap verilebilirlik ilkeleri çerçevesinde Suistimalle mücadele kuralları geliştirmiş, Şirket genelinde bu kurallara aykırı fiillere sıfır tolerans kültürünün oluşmasını sağlamak için çalışmalar yürütmektedir. Aşağıda periyodik olarak denetlenen ve güncellenen bu çalışmalar özetlenmektedir.

 

4.    

4.1.   Zorunlu Eğitimler ve Farkındalık Kazandırma

Şirketin Suistimalle mücadele kuralları hakkında farkındalık oluşturmak, Suistimali önleme çalışmalarını anlatmak ve görev ve sorumlulukları hatırlatmak amacıyla Şirket genelinde düzenli eğitimler gerçekleştirilir. Bu eğitimler asgari olarak Suistimal risk senaryolarını, bunların gerçek hayattaki örneklerini, meydana gelebilecek zararlar ile yaptırımları ve konu ile ilgili interaktif egzersizleri içerir. Tüm Çalışanlar ve gerektiğinde İş Ortakları eğitimlere katılır.

Her yılın Aralık ayında hangi eğitimin ne zaman yapılacağını özetleyen bir yıllık Eğitim Planı hazırlanır ve bu plan yılda iki kez kontrol edilir. Eğitim Planında yapılacak eğitimlerin sıklığı ve kaynaklarına yer verilir. Eğitim planı, Suistimal Risk Değerlendirmeleriyle bağlantılı olarak ve Şirketin ihtiyaçları doğrultusunda güncellenir.

Yapılan tüm eğitim ve etkinlikler belgelendirilir.

 

4.2.   Suistimal Risk Değerlendirmesi

Şirket bünyesinde oluşturulan Suistimal Risk Değerlendirme ekibi aracılığıyla, tüm önemli Suistimal potansiyeli bulunan senaryolar tanımlanır. Tüm senaryoların ayrı ayrı oluşma ihtimali, önemi, mevcut kontrol mekanizmaları ve etkinliklerinin değerlendirilmesiyle önceliklendirildiği ve müdahalelerin planlandığı bir Suistimal Risk Haritası hazırlanır.

Suistimal Risk Haritasında her bir risk alanından sorumlu birim belirtilir. Yapılan tüm Suistimal Risk Değerlendirmeleri, risklere ilişkin alınan önlemler ve süreçleri güçlendirmek için gerçekleştirilen eylemler ilgili departmanlarca belgelendirilir. Suistimal Risk Değerlendirmeleri yılda iki kez kontrol edilir ve gerektiğinde güncellenir. Bu doğrultuda Suistimal Risk Haritası da yeniden oluşturulur.

 

4.3.   Misilleme Yasağı

UEDAŞ Açıkça Konuşma Politikasında da belirtildiği gibi, hukuka aykırı ya da etik kurallara uygun olmayan herhangi bir faaliyete ve Suistimale doğrudan veya dolaylı olarak tanık olan veya böyle bir durumla ilgili bilgisi veya şüphesi olan herhangi bir Çalışan ya da İş Ortağı misilleme korkusu olmaksızın endişelerini dile getirebilir. Endişesini belirten veya şikâyette bulunan bir Çalışanın bu sebeple iş akdi sonlandırılamaz, görev yeri değiştirilemez, Çalışan görevden uzaklaştırılamaz, işten el çektirilemez, ücretli veya ücretsiz izin kullandırılamaz veya Çalışan hakkında misilleme kabul edilebilecek herhangi bir aksiyon alınamaz. Aksi davranışın tespiti halinde ilgili kişiler hakkında – iş sözleşmesinin feshi de dahil olmak üzere – idari müeyyideler uygulanır.

 

4.4.   Suistimal Kayıt Sistemi

İhbar edilen ya da re’sen tespit edilen Suistimaller ve Suistimal şüpheleri, hakkında bir soruşturma açılmamış olsa dahi, Suistimal Kayıt Sistemine kaydedilir. Her Suistimal veya Suistimal şüphesi için aşağıdakilerle sınırlı olmamak üzere ilgili bilgiler tüm detayıyla belirtilir:

·        Şirketin Suistimalden nasıl haberinin olduğu

·        Tarih ve zaman bilgisi

·        Suistimalin türü

·        Suistimalin gerçekleştiği birimler

·        Varsa Suistimal şüphesini destekleyen veri ve dokümanlar

·        Şüpheli bilgileri

·        Planlanan ve gerçekleşen aksiyonlar

 

4.5.   Suistimal Müdahale Planı

İhbar edilen ya da re’sen fark edilen Suistimal ve Suistimal şüphelerine karşı gerçekleştirilecek eylemlerin, raporlama mekanizmalarının, ilgili birimlerinin görev ve sorumluluklarının, gerekli değerlendirmelerin, tedbir kararlarının; soruşturma süreçlerinin, araçlarının ve prensiplerinin düzenlendiği müdahale planını düzenleyen bir Suistimal Müdahale Planı hazırlanır ve yayımlanır.

Yönetim kadrosunun tamamı da dahil olmak üzere, UEDAŞ bünyesinde görev yapan tüm çalışanlar ve yetkilileri, Suistimal Müdahale Planına eksiksiz uymakla yükümlüdür.

Suistimal Müdahale Planı; Suistimal Risk Değerlendirmeleri, Suistimal Risk Haritası ve Suistimal Kayıt Sisteminde herhangi bir değişiklik olduğunda gözden geçirilir ve gerektiğinde güncellenir.

 

4.6.   Yaptırım Kararları ve Zararların Tazmini

Teşebbüs edilmiş ya da gerçekleşmiş tüm Suistimallerde yürürlükteki mevzuata, UEDAŞ Disiplin Prosedürüne, UEDAŞ Etik İlkelerine ve buna bağlı politika ile prosedürlere aykırılık söz konusu olması halinde iş sözleşmesinin feshi de dâhil olmak üzere idari ve cezai yaptırımlar uygulanır. Şirket, Suistimal sonucunda oluşmuş ya da oluşması muhtemel itibari, maddi ya da manevi herhangi bir zararı tazmin ve rücu etme hakkında sahiptir.

 

4.7.   İzleme, Değerlendirme ve Raporlama

Suistimalle mücadele kuralları, etkin ve verimli bir şekilde işlediğinden ve Suistimallerin tespiti ile önlenmesi hususunda başarılı sonuçlar verdiğinden emin olmak adına, periyodik olarak izlenir ve denetlenir. Bu doğrultuda her yılın Aralık ayında Hukuk ve Uyum Başkanlığı’nca özet bir rapor oluşturulur ve şirketin risk komitesine sunulur. Bu rapor asgari olarak aşağıdaki unsurları içerir:

·        Yıl içinde meydana gelen önemli/yüksek riskli Suistimal olayları,

·        Soruşturma Müdahale Planının bu olaylara cevap verme konusundaki başarısı,

·        Eğitim Planı, Eğitim Planında olup gerçekleştirilememiş eğitimler ve gerçekleştirilememe sebepleri,

·        Suistimal Kayıt Sistemi ve Suistimal Risk Haritası,

·        Suistimal Kayıt Sistemindeki değişiklikler doğrultusunda Suistimal Risk Haritası ve Eğitim Planında yapılan güncellemelere ilişkin değerlendirmeler.

Bu raporların değerlendirilmesi sonucunda gerekmesi halinde Suistimalle mücadele kuralları güncellenir. Periyodik denetimin yanı sıra habersiz denetim de yapılabilir.

 

Bu bölümde UEDAŞ’ın Suistimalle mücadele kurallarına ilişkin görev ve sorumluluklar açıklanmaktadır. Soruşturma ve müdahale planına ilişkin görev ve sorumluluklar ayrıca Suistimal Müdahale Planı içerisinde düzenlenmiştir.

 

5.    

5.1.   Yönetim Kurulu

Yönetim Kurulu, aşağıdakilerin yerine getirilmesinden sorumludur:

·        UEDAŞ’ın Suistimalle mücadele kurallarına ilişkin stratejinin ve genel prensiplerinin belirlenmesi

·        UEDAŞ’ın Suistimalle mücadele kurallarının etkin şekilde uygulanabilmesi için uygun ortamın sağlandığından emin olunması

·        Gerektiğinde, raporlanan Suistimal soruşturmalarının ve değerlendirmelerinin incelenmesi, değerlendirilmesi ve karara bağlanması

 

5.2.   Chief Executive Officer (CEO)

Yönetim Kurulu bu Politika kapsamında Suistimal Risk Yönetimine ilişkin bazı sorumluluklarının yerine getirilmesi için CEO’yu görevlendirmiştir. Bu kapsamda CEO aşağıdakilerin yerine getirilmesinden sorumludur:

·        UEDAŞ’ın Suistimalle mücadele kuralları hususunda etkin şekilde uygulanabilmesi için uygun ortamın sağlanması

·        Gerektiğinde, raporlanan Suistimal soruşturmalarının ve değerlendirmelerinin incelenmesi

·        Belirlenen Suistimal riski seviyesiyle orantılı olarak etkili bir Suistimal Müdahale Planının oluşturulmasının sağlanması

·        Suistimali önlemek için etkili bir kontrol ortamının tasarlanmasının sağlanması

·        Önemli Suistimal olaylarının veya girişimlerinin gerektiğinde Yönetim Kuruluna bildirilmesi

 

5.3.   Hukuk ve Uyum Başkanlığı

Hukuk ve Uyum Başkanlığı aşağıdakilerin yerine getirilmesinden sorumludur:

·        Suistimalle mücadele kurallarının yönetimi ve denetimini sağlamak,

·        Suistimalle mücadele konusunda Şirketin uluslararası ve yerel düzenlemelere uyumlu hareket etmesini sağlamak ve bu doğrultuda politika, prosedür ve planlar düzenlemek,

·        Suistimalle mücadele ve bu konuya dair şirket kuralları konusunda çalışanların farkındalık seviyesini yüksek tutmaya yönelik çalışmalar yapmak

·        Şirket içi soruşturmaların yürütülmesi de dâhil olmak üzere Suistimal Müdahale Planı ile tanımlanmış görev ve sorumlulukları yerine getirmek,

·        Mevcut durumun anlaşılması için Risk Olgunluk Analizi (Risk Maturity Level Analysis) yapmak ve bu doğrultuda ulaşılmak istenen hedeflere yönelik yol haritası çıkarılmasını sağlamak,

·        Suistimal risklerine karşı kontrol ve raporlama/bildirim/ihbar mekanizmalarının etkin şekilde işlerliğini sağlamak,

·        Eğitim planını hazırlamak ve yılda iki kez kontrolünü sağlamak,

·        Suistimal Risk Değerlendirmelerinin yapılmasını sağlamak,

·        Suistimal Risk Haritasını, Suistimal Kayıt Sistemini ve Suistimal Müdahale Planını hazırlamak ve güncel tutmak,

·        Temel kurumsal hedeflerle suistimal risklerinin düzenli olarak gözden geçirilmesi

 

5.4.   Grup İç Denetim Direktörlüğü

Grup İç Denetim Direktörlüğü Suistimalle mücadele konusunda aşağıdakilerin yerine getirilmesinden sorumludur:

·        Sorumluluk alanı dâhilinde Suistimal şüphesi olabilecek süreçler hakkında Hukuk ve Uyum Başkanlığı ile koordinasyon halinde çalışmak,

·        Gerçekleştirdiği denetimlerde karşılaştığı olası Suistimal durumları hakkında Hukuk ve Uyum Başkanlığı’nı bilgilendirmek,

 

5.5.   Grup İnsan Kaynakları Direktörlüğü

Grup İnsan Kaynakları Direktörlüğü Suistimalle mücadele konusunda aşağıdakilerin yerine getirilmesinden sorumludur:

·        Sorumluluk alanı dâhilinde Suistimal şüphesi olabilecek gelişmeleri Hukuk ve Uyum Başkanlığına bildirmek,

·        İşe alım süreçlerinde UEDAŞ Etik ilkeleri ve Suistimalle mücadele kuralları başta olmak üzere İç Mevzuat kurallarına uyum değerlendirmesini bir işe alım kriteri olarak uygulamak,

·        Grup Şirketlerinde yeni başlayan çalışanlara uygulanan oryantasyon programında UEDAŞ Suistimalle mücadele kurallarına ilişkin eğitim vermek, UEDAŞ Suistimalin Önlenmesi (Anti-Fraud) Politikasını dokümanını imza karşılığı tebliğ etmek,

·        Hukuk ve Uyum Başkanlığının hazırlamış olduğu eğitim planının uygulamasında ve eğitimlerin gerçekleştirilmesinde destek olmak.

 

5.6.   Grup Bilgi Teknolojileri (“BT”) Direktörlüğü

Grup BT Direktörlüğü Suistimalle mücadele konusunda aşağıdakilerin yerine getirilmesinden sorumludur:

·        Sorumluluk alanı dâhilinde Suistimal şüphesi olabilecek gelişmeleri Hukuk ve Uyum Başkanlığına bildirmek,

·        Suistimalle mücadele kurallarının ve Suistimal soruşturmalarının yürütülmesinde Hukuk ve Uyum Başkanlığı ile koordineli hareket etmek ve gerekli teknik desteği sağlamak (ör. Litigation hold notice vb.),

·        Suistimal risklerinin önlenmesi için gerekli teknik tedbirleri almak.

 

5.7.   Tüm Yöneticiler

Tüm Yöneticiler Suistimalle mücadele konusunda aşağıdakilerin yerine getirilmesinden sorumludur:

·        Sorumluluk alanı dâhilinde Suistimal şüphesi olabilecek gelişmeleri Hukuk ve Uyum Başkanlığına bildirmek,

·        Suistimalleri önlemek ve tespit etmek için gerekli iradeyi göstermek ve çalışanlara rol model olmak,

·        Sorumlu olduğu Çalışanları UEDAŞ İç Mevzuatı hakkında bilgilendirmek ve İç Mevzuata uyum sağlamaları için çaba harcamak,

·        Sorumlu olduğu ve UEDAŞ bünyesinde yeni çalışmaya başlamış Çalışanların İç Mevzuat ve Suistimalle mücadele kuralları yeterli bilgi sahibi olmalarını sağlamak,

·        Sorumlu olduğu iş süreçleri dâhilinde Suistimalle mücadele konusunda yeterli bir iç kontrol sisteminin varlığından ve bu sistemin etkin ve verimli bir şekilde çalıştığından emin olmak,

·        Sorumlu olduğu iş süreçleri dâhilinde Suistimalle mücadele konusunda yürütülen iç kontrol sistemlerini düzenli olarak gözden geçirmek.

 

5.8.   Tüm Çalışanlar

Tüm Çalışanlar Suistimalle mücadele konusunda aşağıdakilerin yerine getirilmesinden sorumludur:

·        Yürürlükteki uluslararası ve yerel düzenlemeler ile İç Mevzuata uygun hareket etmek,

·        Görevlerini dikkatli ve dürüst bir şekilde ifa etmek,

·        Suistimalle mücadele konusunda UEDAŞ’ın İç Mevzuat ile uygulamalarını takip etmek ve bu konuda İç Mevzuat ile uyumlu olduğu sürece Yöneticilerin talimatlarını uygulamak,

·        Suistimale teşebbüs veya Suistimal eylemlerini caydırmak, önlemek ve bu eylemlere karşı hazırlıklı olmak,

·        Bir Suistimal şüphesinden haberdar olur olmaz Suistimal Eylem Planı ile düzenlenmiş kanallar aracılığıyla bu şüpheyi Hukuk ve Uyum Başkanlığına bildirmek,

·        Suistimalle mücadele kuralları kapsamında Şirket ile gerekli işbirliğini yapmak.

 

5.9.   İş Ortakları

Tüm İş Ortakları aşağıdakilerin yerine getirilmesinden sorumludur:

·        Yürürlükteki uluslararası ve yerel düzenlemeler ile özellikle Tedarikçi Davranış Kuralları ve Sorumlu Tedarik Politikası olmak üzere İç Mevzuata uygun hareket etmek,

·        UEDAŞ ile akdetmiş olduğu sözleşmenin şartlarına bağlı kalmak,

·        İş süreçlerinde Suistimal şüphesine ilişkin gerekli iç kontrolleri yürürlüğe koymak,

·        UEDAŞ’ın Suistimalle mücadele kuralları kapsamında yürüttüğü eğitimlere, etkinliklere ve çalışmalara katılım sağlamak,

·        UEDAŞ’ın Suistimalle mücadele kuralları kapsamında yürüttüğü soruşturmalar konusunda işbirliği yapmak,

·        UEDAŞ ile içerisinde bulunduğu iş ilişkisini etkileyebilecek bir Suistimal ve Suistimal şüphesi olması durumunda vakit kaybetmeksizin UEDAŞ’ın durumu bildirmek.