Tedarikçi Davranış Kuralları

Uludağ Elektrik Dağıtım Anonim Şirketi (“UEDAŞ”) olarak müşterilerimize uluslararası standartlarda kaliteli ve kesintisiz hizmet sunarak enerji sektöründe lider firma olmayı hedeflemekteyiz. Bu hedefe ulaşırken kendi iş süreçlerimizde ve tüm tedarik zincirimizde etik kurallara uygunluk ve sürdürülebilirlik ilkelerini istisnasız bir şekilde uygulamaya kararlıyız. Topluma ve çevreye karşı sorumluluklarımızın bilincinde olarak çalışmakta, iş bütünlüğünü sağlamak adına iş ortaklarımızdan da aynı doğrultuda hareket etmelerini beklemekteyiz. Bu bağlamda tüm tedarikçilerimizin bu Tedarikçi Davranış Kuralları ("Kurallar") ile yerine getirmekle yükümlü olduğu şartları ana hatlarıyla belirlemekteyiz.

Bu Kurallar, UEDAŞ bünyesindeki tüm ortaklıkları, üst yönetimi ve tüm çalışanları kapsar. Bunun yanında tüm iş ortakları, tedarikçiler, distribütörler, alt yükleniciler, yetkili servisler, yükleniciler, danışmanlar, temsilciler ve tüm bunların ana, yan veya bağlı kuruluşları, çalışanları ile iş ortakları ve her halükarda UEDAŞ ile bir iş ilişkisi içerisinde olan ya da olma ihtimali bulunan tüm kişi veya kuruluşlar (bundan böyle "Tedarikçi" olarak anılacaktır) bu Kurallara uymakla yükümlüdür.

 

3.1.Hukuka Uygunluk

Tedarikçi, faaliyet gösterdiği ve/veya hizmet sunduğu tüm ülke ve bölgelerde yürürlükteki hukuki düzenlemelere, Türkiye Cumhuriyeti’nin taraf olduğu uluslararası sözleşmelere, sözleşme ve politikalardan doğan yükümlülüklerine ve bu Kurallara uyum sağlamayı ve bunlara aykırı davranışlarda bulunmamayı taahhüt eder.

Bu Kuralların yürürlükteki hukuki mevzuatla çeliştiği durumlarda, Tedarikçi en katı hükmü uygulamayı tercih eder ve Kuralların uygulanamamasının nedenini/nedenlerini de belirterek vakit kaybetmeksizin UEDAŞ’a yazılı bildirimde bulunur.

3.2.İnsan Haklarına Saygı ve Pozitif Çalışma Ortamı

İnsan haklarının korunması ve pozitif bir çalışma ortamının sağlanması hususunda uluslararası standartları takip etmekte ve Tedarikçilerimizden de aşağıda belirtilmiş olanlar da dâhil olmak üzere uluslararası düzenlemelere uyum sağlayarak iş süreçlerini bu doğrultuda yürütmelerini beklemekteyiz:

·       Birleşmiş Milletler (“BM”) Küresel İlkeler Sözleşmesi,

·       BM İş Hayatı ve İnsan Hakları Rehber İlkeleri,

·       İşbirliği ve Gelişme Teşkilatı Çok Uluslu İşletmeler için Rehber İlkeler,

·       İnsan Hakları Evrensel Bildirisi,

·       Avrupa İnsan Hakları Sözleşmesi,

·       Uluslararası Çalışma Örgütü Çalışma Yaşamında Temel İlkeler ve Haklar Bildirgesi.

 

3.2.1.     İş Sağlığı ve Güvenliği

İş güvenliğinin ve sağlıklı bir çalışma ortamının sağlanması UEDAŞ'ın öncelikleri arasında yer almaktadır. Tedarikçilerimizden de iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili tüm hukuki düzenlemelere uymalarını beklemekteyiz.

Bu çerçevede Tedarikçi hijyenik, güvenli ve emniyetli bir çalışma ortamı sağlamak için UEDAŞ İş Sağlığı ve Güvenliği Politikası’na uymayı ve aşağıdakiler başta olmak üzere gerekli tüm önlemleri almayı taahhüt eder:

·       Çalışanlardan beklenen işin gerekli doğrultusunda yeterli ve düzenli olarak iş sağlığı ve güvenliği eğitimlerin hazırlanması ve tüm çalışanların katılımının sağlanması,

·       Çalışanların iş yerinde tespit ettiği muhtemel tehlikeleri ilgili birimlere ulaştırabilmesinin sağlanması; gereken tüm önlemler alınmadan ve güvenli çalışma ortamı yeniden oluşturulmadan işin devamına müsaade edilmemesi,

·       Herhangi bir kazanın, yaralanmanın ya da güvenli olmayan durumun derhal bildirilebileceği ve gerekli yasal sürecin takibini sağlayan prosedür ve politikaların hazırlanması ve muhtemel acil durumlara ilişkin eylem planlarının uygulamaya konulması,

·       Tüm çalışanlara iş güvenliği mevzuatına uygun kişisel koruyucu ekipman ve kıyafet sağlanması,

·       İş kazalarında ilk yardım ve acil tedavinin sağlanabilmesi için gerekli tedbirlerin alınması.

 

3.2.2.     Çalışan Hakları

Pozitif bir çalışma ortamı oluşturmak adına çalışan haklarına ilişkin uluslararası standartlara sıkı sıkıya bağlı kalmakta ve Tedarikçilerimizden de aynı tutumda hareket etmelerini beklemekteyiz. Bu bağlamda Tedarikçi, tüm iş süreçlerinde ve iş ortağı seçimlerinde aşağıdaki ilkelere uymayı ve bunları uygulamayı taahhüt eder:

·       İş ilişkisi özgür iradeye dayanmalı, zorla ve mecburi çalıştırmaya karşı “sıfır tolerans” yaklaşımı benimsenmelidir,

·       Modern kölelik ve insan kaçakçılığın hiçbir türüne hiçbir koşulda müsamaha gösterilmemelidir,

·       Hiçbir koşulda 15 yaşını doldurmamış çocuk işçi çalıştırılmamalıdır. 15 yaşını doldurmuş ancak 18 yaşını doldurmamış işçiler ise yürürlükteki mevzuata uygun şekilde hafif işlerde çalıştırılabilir. Tedarikçi, çalışanın yaşının doğru olarak belirlenmesi hususunda sorumludur.

 

3.2.3.     Fırsat ve Muamele Eşitliği

Tedarikçi, işyerinde fırsat ve muamele eşitliğini sağlamak için aşağıdakiler de dâhil olmak üzere gerekli tüm adımları atmayı taahhüt eder:

·       Eşit değerdeki iş için kadın ve erkek çalışanlar arasında eşit ücret prensibi uygulanır,

·       İşe alım, tazminat, terfi, disiplin, işten çıkarma veya emeklilik de dâhil olmak üzere çalışanlara veya çalışan adaylarına karşı ırk, yaş, renk, cinsiyet, cinsel yönelim, medeni durum, hamilelik, engellilik, bakmakla yükümlü olunan kişiler, din, siyasi görüş, etnik köken veya sosyal kökene dayalı ayrımcılığa asla tolerans gösterilmez,

·       Ailevi sorumlulukları bulunan çalışan veya çalışan adaylarının ayrımcılığa maruz kalmadan ve mümkün olduğu ölçüde iş ilişkileri ile ailevi sorumlulukları arasında bir çatışma yaşamadan iş ilişkisi içerisindeki haklarını kullanabilmeleri sağlanmalıdır,

·       Cinsiyete dayalı şiddet ve taciz de dâhil olmak üzere her türlü şiddet, istismar, taciz, zorbalık ve tehdit yasaklanmalı ve bunların engellenmesi için gerekli tüm tedbirler alınmalıdır,

·       Ayrımcılık ve şiddetin önlenmesi ile fırsat ve muamele eşitliğinin teşvik edilmesini sağlayacak politika ve prosedürler yürürlüğe konulmalıdır,

·       Ayrımcılık ve şiddetin önlenmesi hususunda gerekli ve yeterli eğitimler düzenlenmeli ve çalışanların bu eğitimlere katılması sağlanmalıdır,

·       Çalışanların misilleme korkusu olmaksızın endişe ve şikâyetlerini bildirebilme imkânı sağlanmalıdır.

 

3.2.4.     Sendika Özgürlüğü ve Toplu Sözleşme Hakkı

Tedarikçi, tüm çalışanların özgürce ve misilleme veya ayrımcılık korkusu olmadan ilgili mevzuat çerçevesinde sendika kurmasını, sendikaya katılmasını veya katılmamasını, kendilerini temsil ettirebilmesini ve toplu sözleşme yapabilmesini sağlamak için gerekli tüm adımları atmayı taahhüt eder.

3.2.5.     Çalışma Şartları

UEDAŞ, tedarik zincirinde yer alan tüm çalışanların iyi çalışma koşullarına sahip olmasına büyük önem vermektedir. Bu doğrultuda Tedarikçi, çalışanlarının çalışma koşullarını devamlı iyileştirmek için aşağıdakiler de dâhil olmak üzere gerekli tüm adımları atmayı taahhüt eder:

·       Çalışanlara en az yerel mevzuat tarafından belirlenen asgari ücret tutarında ödeme yapılmalıdır,

·       Maaş ödemeleri hukuka ve yerel mevzuata uygun ve zamanında yapılmalıdır,

·       Çalışma saatleri insancıl düzeyde belirlenmeli ve yerel mevzuat tarafından belirlenen sınırı aşmamalıdır,

·       Çalışanlara yapılan tüm ödemeler kaydedilmelidir,

·       Çalışanlara yerel mevzuata uygun olarak dinlenme süreleri tanınmalı ve en az 1 gün hafta tatili verilmelidir.

 

3.3.İş Etiği ve Bütünlüğü

UEDAŞ olarak iş süreçlerimizi dürüstlük, güven ve saygı değerleri çerçevesinde; adalet, fırsat eşitliği, şeffaflık, sorumluluk, sürdürülebilirlik ve hesap verilebilirlik ilkeleri ışığında yürütmekteyiz. Tüm çalışanlarımızdan, yönetim kadromuzdan ve Tedarikçilerimizden de değerlerimize ve ilkelerimize uygun hareket etmelerini beklemekteyiz.

Tedarikçi, bu Kurallara, Kurallarda belirtilen ilgili mevzuata, UEDAŞ Etik İlkeleri’ne ve aşağıda ayrıca belirtilmiş hususlara uymayı taahhüt eder:

3.3.1.     Çıkar Çatışmaları

UEDAŞ ile herhangi bir iş ilişkisi içerisinde bulunan veya bulunma ihtimali olan Tedarikçi ile bu ilişki hakkında karar aşamasında etkisi bulunan UEDAŞ yöneticisi veya çalışanları arasında akrabalık, arkadaşlık ya da benzer bir ilişki/tanışıklık olması çıkar çatışması riski doğurur. Mevcut veya potansiyel bir çıkar çatışması ya da çıkar çatışması olarak algılanabilecek bir durumdan haberdar olan kişi veya kuruluşlar durumu öğrendikleri andan itibaren vakit kaybetmeksizin UEDAŞ’a yazılı bildirimde bulunur. Bu bildirimde çıkar çatışmasının varlığı, niteliği ve ilgili tüm gerçekler detaylıca bildirilir. Bunun yanında UEDAŞ ya da Tedarikçi çalışanları veya yöneticilerinin iş ile ilgili muhakemeleri ve karar verme süreçlerinin herhangi bir kişisel çıkardan etkilenmesi durumunda da aynı şekilde bildirim yapılır. Bu bildirim mümkün olduğu ölçüne herhangi bir davranışta bulunmadan önce yapılmalıdır.

Tedarikçi, UEDAŞ ile arasındaki iş ilişkisini veya UEDAŞ’ın iş süreçlerini olumsuz etkileyebilecek, UEDAŞ ile kendileri veya yakınları arasında çıkar çatışmasına sebep olabilecek ya da bu şekilde algılanabilecek ve UEDAŞ’ın itibarına zarar verebilecek her türlü ticari faaliyetten veya çıkarlardan kaçınmalıdır.

Tedarikçi, kendi tedarik süreçlerinde ve iş ortaklarıyla olan ilişkilerinde de olmak üzere UEDAŞ Çıkar Çatışmaları Politikası’na uyum sağlamalıdır.

3.3.2.     Hediye ve Ağırlama

Tedarikçi, UEDAŞ çalışanlarına veya diğer üçüncü şahıslara hukuka, UEDAŞ Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası’na, Etik İlkeleri’ne, Hediye ve Ağırlama Politikası’na veya bu Kurallara aykırılık ya da usulsüzlük oluşturabilecek veya öyle algılanabilecek hediye ve ağırlama teklifinde bulunamaz, hediye ve ağırlama sağlayamaz ve hediye ve ağırlama kabul edemez.

Hediye ve ağırlama, UEDAŞ veya Tedarikçi’nin yapacağı işlemleri etkilemek veya çalışanlarını ikna etmek amaçlarıyla sağlanmamalı ya da bu amaçlarla kabul edilmemelidir. Hiçbir şekilde nakit veya nakit benzeri menfaat sağlanamaz veya kabul edilemez.

Tedarikçi, kendi tedarik süreçlerinde ve iş ortaklarıyla olan ilişkilerinde de olmak üzere UEDAŞ Hediye ve Ağırlama Politikası’na tam uyum sağlamalıdır.

3.3.3.     Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele

Tedarikçi; kendisinin, çalışanlarının veya iş ortaklarının doğrudan veya dolaylı olarak rüşvet vermeyeceğini, almayacağını, kolaylaştırma ödemesi yapmayacağını, uygunsuz hediye vermeyeceğini, rüşvet veya yolsuzluğa yol açabilecek her türlü davranıştan kaçınacağını taahhüt ve garanti eder. Ayrıca Tedarikçi; UEDAŞ adına hareket ederken hukuka, UEDAŞ Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası’na, Etik İlkeleri’ne, Hediye ve Ağırlama Politikası’na veya bu Kurallara aykırılık ya da usulsüzlük oluşturabilecek veya öyle algılanabilecek bir avantajı elde etmek için kamu görevlileri veya yetkili kişi/kuruluşlarına doğrudan veya dolaylı olarak bir menfaat teklif edemez, sunamaz veya bu kişilerden bir menfaat kabul edemez.

Tedarikçi, kendi tedarik süreçlerinde ve iş ortaklarıyla olan ilişkilerinde de olmak üzere UEDAŞ Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası’na tam uyum sağlamalıdır.

3.3.4.     Kara Para Aklamanın ve Suç Gelirlerinin Önlenmesi

Tedarikçi, tüm iş süreçlerini şeffaflık ilkesi çerçevesinde gerçekleştirmeli ve ticari işlemlerini resmi defter ve kayıtlara doğru ve yeterli bir şekilde işlemelidir. Kendi iş süreçlerinde ve iş ortağı seçimlerinde kara para aklamanın ve suç gelirlerinin önlenmesiyle ilgili tüm uluslararası ve yerel mevzuata uyumlu hareket edeceğini taahhüt eder. Ayrıca Tedarikçi, kara para aklamanın ve suç gelirlerinin önlenmesi adına gerekli idari ve teknik tüm tedbirleri alır.

3.4.Adil İşletme Uygulamaları

UEDAŞ olarak yüksek etik standartlar benimsemenin topluma karşı bir sorumluluğumuz olduğuna inanmaktayız. Dürüstlük ve şeffaflık ilkelerimiz çerçevesinde tüm iş süreçlerimizde adil ve hakkaniyetli olmaya özen göstermekte, yerel ve uluslararası tüm hukuki düzenlemelere uyum konusunda çaba harcamaktayız. Bu sebeple Tedarikçilerimizden faaliyetlerini benimsemiş olduğumuz adil işletme uygulamaları çerçevesinde yürütmelerini beklemekteyiz.

Tedarikçi, tüm iş süreçlerinde adil ve hakkaniyetli olmaya özen göstermeyi ve aşağıda belirtilmiş hususlara uymayı taahhüt eder:

3.4.1.     Rekabet Hukukuna Uyum

Tedarikçi, tüm yerel ve uluslararası rekabet hukuku ile antitröst düzenlemelerine uyum sağlamayı, tüm iş süreçlerinde adil bir şekilde hareket etmeyi ve haksız rekabetin doğmasına neden olacak fiillerden kaçınmayı taahhüt eder. Bunun yanında Tedarikçi, mal veya hizmetlerin alım-satım fiyatlarının sabitlenmesi, rakip teşebbüslerin faaliyetlerinin zorlaştırılması, dikey ve/veya yatay ilişkide hassas verilerin transferi edilmesi, rakiplerle uyumlu eylemler içinde bulunulması, ihaleye fesat karıştırma gibi rekabetin korunmasını engelleyecek girişimlerde bulunmamalıdır.

3.4.2.     Fikri Mülkiyet Hakları, Ticari Sırlar ve Bilgi Güvenliği

Tedarikçi; UEDAŞ’ın fikri mülkiyet haklarını, ticari sırlarını, müşterileri veya diğer tedarikçileri hakkında edindiği bilgileri korumayı taahhüt eder. UEDAŞ’ın izni olmaksızın ticari sırları ve UEDAŞ’ın gizli bilgilerini elde etmeye çalışamaz, elde ettiği veya UEDAŞ tarafından paylaşılan bilgileri ise UEDAŞ’ın izni olmaksızın kopyalayamaz ve diğer kişi ve kuruluşlarla paylaşamaz. Tedarikçi bu bilgilerin herhangi bir şekilde sızdığını veya kaybolduğunu fark ettiğinde durumu öğrendiği andan itibaren vakit kaybetmeksizin UEDAŞ’a bildirir. Koruma yükümlülüğü Tedarikçi ile UEDAŞ arasındaki sözleşme sona erse dahi devam eder. Ayrıca Tedarikçi, UEDAŞ Bilgi Güvenliği Politikası başta olmak üzere ilgili politika ve prosedürlere uymakla yükümlüdür.

3.4.3.     Veri Koruma ve Mahremiyet

Tedarikçi, kişisel verileri işlerken tüm yerel ve uluslararası mevzuata uymayı taahhüt eder. Hizmet verdiği ülke ve bölgelerin veri koruma otoriteleri tarafından yayımlanan rehberleri ve kararları takip eder ve bunlara uygun davranır. Kendisinin elde ettiği veya UEDAŞ tarafından sağlanan UEDAŞ’ın çalışanlarına, müşterilerine ve Tedarikçilerine ait kişisel verilerin ve bu kişilerin mahremiyetinin korunması hakkında gerekli tüm idari ve teknik tedbirleri alır. Ayrıca Tedarikçi, kişisel verilerin işlenmesi ve mahremiyetin korunması hususunda UEDAŞ Kişisel Verileri Koruma Politikası başta olmak üzere ilgili politika ve prosedürlere uyum sağlar.

3.4.4.     Çatışma Mineralleri ve Materyalleri

Tedarikçi kalay, tantal, tungsten ve altın metallerinin tedariki hususunda başta Çatışmalardan Etkilenmiş ve Yüksek Riskli Bölgelerin Madenlerine İlişkin Sorumlu Tedarik Zinciri İçin OECD Uyum Rehberi olmak üzere tüm uluslararası ve yerel düzenlemeleri takip eder ve bunlara uygun hareket eder. Bu minerallerin tedarik kaynaklarının çatışmayla ilgili olmadığının tespiti Tedarikçinin sorumluluğundadır. Tedarikçi bu denetimleri kendi tedarik zincirinin sonuna kadar sürdürmelidir.

3.4.5.     İthalat ve İhracat

Tedarikçi; özellikle ekonomik yaptırımlar, ambargolar ve boykot kararları gibi devamlı takip edilmesi gereken düzenlemeler başta olmak üzere ithalat ve ihracat ile ilgili yerel ve uluslararası mevzuatı takip eder ve buna uygun hareket eder. Tedarikçi, kendi tedarik zincirinde de bu denetimlerin yapılmasından sorumludur.

3.5.Çevre Duyarlılığı

UEDAŞ olarak “İnsana ve Yaşadığı Çevreye Saygı” bakış açısıyla çevre ve doğal kaynakların korunmasına büyük önem göstermekte ve özellikle enerji sektöründe çevre duyarlılığı konusunda öncü ve lider kuruluş olmayı hedeflemekteyiz.  Bu sebeple tüm çalışanlarımızın, yönetim kadromuzun ve Tedarikçilerimizin faaliyetlerini çevre konusundaki hassasiyetimiz çerçevesinde hareket etmelerini beklemekteyiz.

Tedarikçi; başta Paris İklim Anlaşması olmak üzere çevrenin korunmasına ilişkin tüm yerel ve uluslararası düzenlemelere ve UEDAŞ Çevre Politikası’na uymayı taahhüt eder. Yerel hukuk ile düzenlenmemiş olsa dahi çevrenin korunmasına katkıda bulunmak amacıyla aşağıdakiler de dâhil olmak üzere gerekli tüm tedbirleri alır:

·       İş süreçlerinden kaynaklanan kirliliğin engellenmesi için çalışmalar yapılması ve hizmet verilen coğrafyaya zarar vermeyecek şekilde tüm faaliyetlerde enerji tasarrufunun ön plana çıkarılması,

·       Doğal kaynak kullanımının sınırlandırılması, atıkların azaltılması ve geri dönüşüm yoluyla ülke ekonomisine kazandırılması,

·       Çevresel risklerin azaltılması adına politika ve prosedürlerin düzenlenmesi,

·       Çalışanların çevre duyarlılığının artırılması adına düzenli ve yeterli eğitimler düzenlenmesi.

 

3.6.İç Denetim Faaliyetleri ve Kayıt Tutma Yükümlülüğü

Tedarikçi, bu Kurallar’a uygun hareket ettiğini “hesap verebilirlik” prensibi çerçevesinde ispat etmek zorundadır. Bu Kurallar ile uymakla taahhüt altına girdiği hususlardaki sürecini değerlendirebileceği ve ilgili şikâyet ve endişeleri inceleyebileceği bir sistem hazırlar veya bunu sağlayacak bir hizmet alır. Tedarikçi, bu Kurallar ile ilgili bir uyumsuzluğun hızlıca telafi edilebileceği politika ve prosedürleri de içeren bir plan hazırlar. Bu Kurallar ile ilgili politika ve prosedürlerini, risk analizlerini, tedarikçi yönetim raporlarını, eğitim raporlarını ve uyum süreciyle ilgili tüm bilgi ve belgeleri gerektiğinde UEDAŞ’ın denetimine sunmak üzere kayıt altında tutar. Bu Kurallar’ın ihlali veya Kurallar ile ilgili bir uyumsuzluk olması halinde UEDAŞ’ın itibari, maddi veya manevi herhangi bir zarara uğrama ihtimali oluşmuşsa; Tedarikçi, vakit kaybetmeksizin UEDAŞ’a durumu ayrıntılarıyla bildirir.

4.     İzleme ve Denetim Hakkı

UEDAŞ, Tedarikçileriyle sözleşme yapmadan önce ilgili Tedarikçiyle ilgili hukuka uygunluk, insan haklarına saygı, pozitif çalışma ortamının sağlanması, iş sağlığı ve güvenliği, çalışan hakları, fırsat ve muamele eşitliğinin sağlanması, sendika kurma özgürlüğü ve toplu sözleşme hakkı, çalışma şartları, iş etiği ve bütünlüğü, çıkar çatışmaları, rüşvet ve yolsuzlukla mücadele, kara para aklamanın ve suç gelirlerinin önlenmesi, adil işletme uygulamalarına uyum, veri koruma politikaları, çevre duyarlılığı gibi prensipler üzerinden risk bazlı bir değerlendirme yapar ve sürece ilişkin kararı bu değerlendirme sonucuna göre alır. UEDAŞ, bu değerlendirmenin yapılması adına bir kişi veya kuruluşla anlaşabilir.

Tedarikçi ile sözleşme yapılması durumunda UEDAŞ, Tedarikçinin bu Kurallara uyumunun denetlenmesi adına izleme ve denetim hakkına sahiptir. Tedarikçi, UEDAŞ’ın izleme ve denetim hakkına saygı duyar ve UEDAŞ veya UEDAŞ’ın bu hususta hizmet aldığı kişi veya kuruluşun izleme ve denetim faaliyetlerini gerçekleştirilebilmesi adına gerekli tüm imkânları sağlamayı taahhüt eder.

5.     Tedarikçinin uyum beyanı

Tedarikçi, bu Tedarikçi Davranış Kuralları’na uymayı ve iş süreçlerini bu Kurallar doğrultusunda gerçekleştirmeyi taahhüt ve garanti eder.